MANUALI PER OFFICERS

LGT.GOV.

PRESIDENTE

SEGRETARIO

TESORIERE

LA RESPONSABILITA' DEL LUOGOTENENTE GOVERNATORE   Il Luogotenente Governatore viene eletto dai Delegati dei Club della sua Divisione e viene confermato nella Convention del Distretto. Egli è - Il ‘Manager’ della sua Divisione. - Il Rappresentante del Governatore nella sua Divisione. - Un componente del Consiglio Direttivo del Distretto. - Il promotore degli obiettivi del Kiwanis.   Il manager della propria Divisione Come manager della propria Divisione il Luogotenente Governatore ha tre ruoli: -          Mantiene stretti contatti con tutti i club della Divisione e specialmente con i Presidenti ed i Segretari -          Riceve un rapporto mensile da tutti i Club della sua Divisione -          Informa periodicamente il Governatore ed il Segretario di Distretto sulle attività del Club e della sua Divisione   Pianificazione e programmi Per essere un effettivo leader il Lgt. Governatore deve avere una chiara visione delle responsabilità e delle aspettative connesse con il suo ruolo poiché egli è il referente, per il Kiwanis International, del Distretto e dei Club all’interno della Divisione. Una volta che il Lgt. Governatore ha acquisito tali prospettive e responsabilità egli dovrà stabilire, in una chiara visione del suo anno sociale, tutte le mete che la Divisione dovrà raggiungere. In una riunione preliminare del Consiglio di Divisione da tenersi nel mese di Agosto o in Settembre dovrebbe essere presentato uno schema di tutte le attività da compiere ( mete, tempi e metodi per produrre i risultati). Il Lgt. Governatore deve avere una buona conoscenza delle norme e di regolamenti del Distretto, nonché di quelli del Kiwanis International del KIEF. Egli è responsabile dei training dei Presidenti e degli Ufficiali dei Club. Per tale compito può avvalersi della collaborazione di un trainer divisionale abilitato.   Gruppo guida della Divisione Il Lgt. Governatore deve nominare come suoi diretti collaboratori: -          UN SEGRETARIO DELLA DIVISIONE, avente il compito di aiutarlo nelle questioni amministrative e organizzative -          UN TESORIERE DELLA DIVISIONE con il compito di amministrare le quote associative della Divisione -          Una persona con il compito di curare l’espansione all’interno ed all’esterno: UN KIAR, Egli possibilmente può formare un piccolo gruppo che comprenda: un kiwaniano della Divisione che assista il Luogotenente Governatore nella formazione degli Officer del Club.   Comunicazione con i club Il Lgt. Governatore deve visitare i Club della sua Divisione almeno due volte l’anno. Nella seconda riunione di Divisione deve curare l’elezione del suo successore, che deve essere persona competente e motivata. Egli deve garantire l’elezione degli Officer del Club. ULTERIORI COMUNICAZIONI -          Egli deve altresì illustrare i suoi obiettivi nelle riunioni divisionali -          Egli deve informare puntualmente i nuovi Club delle attività da svolgere -          Egli deve essere presente a tutte le riunioni del Consiglio Direttivo del Distretto e trasmettere ai Club della Divisione i deliberati del Distretto.   Uno dei membri del Consiglio Direttivo Il Lgt Governatore è componente del Consiglio Direttivo del Distretto con diritto di voto. Deve informare il Governatore sulla situazione dei Club della Divisione inviando: -          un rapporto dopo ciascuna visita ai Club -          un rapporto dopo ogni riunione della Divisione -          un rapporto trimestrale sulle attività della Divisione -          un riassunto della situazione della Divisione a fine anno.   Riunioni di Divisione Durante il suo incarico il Lgt. Gov. deve organizzare almeno due riunioni di divisione (è consigliabile una riunione preliminare tra il Luogotenente Eletto e gli entranti Officer del Club). La prima entro i primi sei mesi dall’inizio del suo incarico. La seconda, almeno 15 giorni prima della Convention di Distretto nel corso della quale deve essere effettuata la conferma del Lgt.Gov. Eletto e l’elezione del Lgt.Gov. Eletto per l’anno successivo. La convocazione, scritta, (inviata minimo 30 giorni prima) deve indicare la data ed il luogo della riunione e l’ordine del giorno. Gli invitati sono: -          il Presidente, il Segretario ed il Tesoriere di ogni Club -          l’Immediato Past Lgt. Governatore -          il Lgt. Governatore Eletto -          i Past Lgt. Governatori -          il Segretario ed il Tesoriere della Divisione -          i Chairmen dei Comitati della Divisione -          i membri dei Club (con l’approvazione del Lgt. Gov.)   Suggerimenti per l’ordine del Giorno delle riunioni di Divisione tenute durante l’anno 1.   Appello dei Club 2.   Brevi rapporti del Kiar e degli incaricati di Divisione. 3.   Rapporto sull’andamento degli scopi del Distretto e della Divisione. 4.   Aggiornamenti del calendario della Divisione, Distretto, KIEF e KI. 5.   Promuovere partecipazione ai programmati progetti ed avvenimenti di divisione, di distretto e internazionali. 6.   Promuovere progetti ed avvenimenti di programmi sponsorizzati. 7.   Esame dei rapporti mensili. 8.  Rapporto di ogni club sulle maggiori realizzazioni, sui prossimi avvenimenti, sui problemi in corso. 9.   Discussione sullo sviluppo associativo. Rapporto da ogni club sui progressi ottenuti nell’aumento di nuovi soci sul Rapporto mensile.   Il promotore dell’etica kiwaniana Egli deve assicurarsi che tutti i Club rispettino le Norme ed i Regolamenti del Kiwanis International, Federazione Europea e del Distretto.        Training per gli officer di club subentranti   Scopo Addestrare gli Officer subentranti affinché compiano con successo i propri compiti.   Training È l’impegno del Luogotenente Governatore. Il training è basato sui Manuali per Presidenti, Segretari e Tesorieri.   Chi deve partecipare? Devono partecipare i Presidenti, i Segretari ed i Tesorieri subentranti.   Quando? Prima della fine di Giugno. La riunione di training ed ogni altra richiesta istruzione individuale deve essere completata prima del 1 ottobre.   Preparazione e riunione di training Invitare, con almeno trenta giorni di anticipo, indicando luogo, data e ordine del giorno: -          i Presidenti Eletti con i suoi Segretari e Tesorieri -          il Segretario ed il Tesoriere della Divisione -          il Past Luogotenente Governatore -          il Luogotenente Governatore in carica   Pianificazione Fissare al data, l’ora e il luogo. Pianificare la riunione almeno tre o quattro settimane prima del training. Decidere gli argomenti da trattare in ordine di successione. Determinare gli specifici obiettivi per ogni argomento (cosa guadagneranno i partecipanti). Analizzare eventuali alternative per la presentazione di ogni argomento determinando il migliore approccio per ciascun argomento (conferenza, audiovisivi, ruoli svolti, possibilità di esercitazioni di gruppo o individuali. Variare il tipo di approccio aiuta a mantenere vivo l’interesse).   Riunione di training Suggerimenti per l’ordine del giorno per la riunione di training divisionale 1.   Apertura dei lavori e benvenuto da parte del Luogotenente governatore designato. 2.   Presentazione dei trainer e distribuzione dell’ordine del giorno. 3.   Presentazione da parte dei partecipanti:  a. Club, dimensioni del Club, principali sfide che ogni club può affrontare per raggiungere gli obiettivi nell’anno che viene; b.   Elencare i nomi dei club e le sfide sui fogli di una lavagna per stimolare la discussione. Problemi comuni possono essere trattati dall’intero gruppo alle riunioni di divisione del corso dell’anno. 4.   Distribuzione e discussione degli obiettivi del distretto e della divisione ed  eventuali aspettative. 5.   Discussione degli avvenimenti in calendario nell’anno amministrativo che riguardano la divisione, il distretto e le attività internazionali. 6.   Come condurre una effettiva riunione di club. 7.   Revisione dei rapporti richiesti, dei pagamenti e delle date di scadenza di ciascuno. 8.   Revisione della politica e delle procedure: a.   Regolamento del club, ed in particolare la sezione sugli Officer del club, comitati permanenti ed assemblea annuale. b.   Procedura 319 ‘Club in good standing’. 9.   KIAR per la formazione di nuovi club nella divisone ed il mantenimento dei club esistenti. 10.       Organizzazioni sponsorizzate. 11.       Progetti: del Kiwanis International del Distretto, delle Divisioni.    Sviluppo e formazione di un nuovo club   1. Sviluppo e formazione nuovo Club Il Lgt. Governatore è responsabile dello sviluppo del Kiwanis nell’ambito della Divisione durante l’anno. Occorre osservare quanto segue:   2. Nomina del KIAR (Kiwanis International Accredita Representative) Un Kiwaniano proposto al Distretto dal Lgt. Governatore e nominato dal Governatore per un periodo di un anno (rinnovabile due volte, a ricoprire un periodo di +/- 3 anni consecutivi) affinché assista il Lgt. Governatore nella formazione di nuovi club, fino a quando essi ricevono il Certificato di Organizzazione.  Responsabilità -          Scegliere insieme al Lgt. Governatore il luogo dove formare nuovi club. -          Assistere il Lgt. Governatore per nominare e motivare il comitato sponsor del nuovo club. -          Assistere il comitato sponsor nel suo ruolo. -          Reclutare personalmente nuovi membri in modo da rendere possibile al club di raggiungere rapidamente il numero di membri richiesto per l’organizzazione. -          Possibilmente collaborare con i Presidenti e con i membri responsabili dello sviluppo dei club muniti di charter con meno di 20 membri in modo da riportarli al numero che avevano al momento della charter. -          Pertanto questi kiwaniani devono essere: -          volenterosi e motivati a creare nuovi club -          sufficientemente disponibili a curare almeno 1 o 2 club -          kiwaniani esperti   3. Rapporti al Luogotenente Governatore Il Lgt. Governatore deve essere informato circa la pianificazione di un nuovo club per essere in grado, se necessario, di coordinare e non disperdere gli sforzi e informare il Distretto ed i membri incaricati del Comitato Sviluppo. Per la formazione di un nuovo club è necessario che il Lgt. Governatore, il Comitato Sviluppo del distretto ed i club sponsor lavorino strettamente insieme.   4. Assistenza da parte del Lgt. Governatore Il Lgt. Governatore deve informare i club sponsor delle loro responsabilità -          regolare presenza alle riunioni del nuovo club -          assistenza amministrativa -          organizzazione del club -          rapporto al Distretto, al KIEF e al KI -          ottenimento dei documenti: consegna del Certificato di Organizzazione.   5. Processo di formazione di un nuovo club Occorrono due fasi per la formazione di un nuovo club:   I. Certificato di organizzazione: 20 membri Questo è il passo più importante nell’organizzazione di un club. Con il certificato di organizzazione approvato dal Kiwanis International il club diviene membro del Kiwanis International.   -          Il Certificato di Organizzazione è consegnato dal Lgt. Governatore. -          Ai Soci viene dato un distintivo di socio. -          Diritto di voto all’Assemblea Generale del Distretto, del KIEF e del KI. -          Pagamento delle quote a tutti i livelli (Distretto, KIEF, KI).   II. Emissione della Charter Subito dopo l’ottenimento del Certificato di Organizzazione il Kiwanis International emette la Charter. La Charter viene inviata dal KI al Governatore che la consegnerà personalmente al Club. Questa sarà il segno di riconoscimento del Club presso la comunità locale.   IL LUOGOTENENTE GOVERNATORE ED I CLUB   1 Visite al Club Il Lgt. Governatore prepara con cura le sue visite consultando prima il fascicolo del Club. Egli organizza un incontro con gli Officer del Club da tenersi prima della riunione del club al fine di: -          Controllare il buon funzionamento del Comitato Direttivo del Club. -          Discutere e risolvere (o provare a risolvere) i problemi: Appartenenza - Presenza alle riunioni - invio del Bollettino del Club. -          Verificare se la contabilità della gestione ordinaria e quella del service sono tenute separatamente. -          Essere informato sul service della comunità del club, del Distretto della Divisione del KI. -          Controllare i pagamenti delle quote dovute alla Divisione, al Distretto, al KIEF e al KI. -          Verificare l’invio del Rapporto Mensile e del Modulo per Nuovo Socio, il Rapporto sulle Elezioni e le correzioni all’Elenco Soci.   2. Con l’assistenza del Segretario del Distretto Il Lgt. Governatore crea un fascicolo per ogni club. Egli controlla che il Bollettino del Club e i Rapporti Mensili vengano inviati con regolarità. Egli deve verificare le attività e l’evoluzione di ogni club. Il suo fascicolo renderà possibile la valutazione del club sui principali punti: presenza alle riunioni - appartenenza - conferenze - visite agli  altri club - visite dagli altri club - sponsorizzazioni - azioni sociali. Alla fine del suo mandato. Egli deve trasferire la parte essenziale dei suoi fascicoli al suo successore, come pure i fascicoli ricevuti dal suo predecessore e la sua corrispondenza ufficiale. Tutto questo costituisce l’archivio della divisione. È fortemente raccomandato che il Lgt. Governatore non interferisca in nessun modo nell’accesso-soci nei club organizzati o muniti di charter della sua divisione.   3. Soluzione dei problemi Il Lgt. Governatore deve studiare entrambi gli aspetti di un conflitto, senza prendervi parte cercando di risolvere in modo diplomatico. Se lo ritiene necessario può nominare un Comitato Consultivo per assisterlo.   4. Il Lgt. Governatore nel suo club Nel suo Club egli è un socio come un altro. In una visita ufficiale nel proprio club egli farà del suo meglio per dare informazioni sul Kiwanis, sul Distretto e sulla Divisione.   5. Quote e rapporti Quote Al Kiwanis International una volta l’anno, in base al numero dei soci del Club al 30 settembre di ogni anno. Al Kiwanis International European Federation una volta l’anno, in base al numero dei soci del club al 30 settembre di ogni anno. Quote al Distretto: quote distrettuali una volta l’anno.   Rapporti Per ciascun nuovo socio deve essere inviato il Modulo di Nuovo Socio copia al Segretario del Distretto e una copia di esso va mandata al Lgt. Governatore. Il Rapporto sulle Elezioni degli Officer del Club (Annualmente) deve essere inviato al più tardi entro il 1° giugno al Segretario del Distretto e copia al Lgt. Governatore.     Insediamento degli officer del club   Insediamento Come Lgt. Governatore ti può essere chiesto da molti club di insediare i nuovi Officer. Le date, l’ora e il luogo dell’insediamento dovrebbero essere sollecitati durante la tua riunione di training per gli Officer dei Club. Se ti viene chiesto di insediare i nuovi Officer, richiedi le seguenti addizionali informazioni almeno una settimana prima della cerimonia:   Schema di base per la cerimonia di insediamento 1. Indicazione nominativa dei Consiglieri e Officer uscenti Prima di insediare i nuovi Officer e Consiglieri, coloro che sono stati in carica nell’anno decorso devono essere indicati nominativamente. Quando io dico il vostro nome per favore alzatevi in piedi e rimanete così fino a quando tutti i vostri nomi saranno stati chiamati. (Citate i nomi e le cariche ricoperte. Ringraziateli poi collettivamente e chiedete loro di fare un passo avanti). 2. Indicazione nominativa dell’Immediato Past Presidente. (Pronunciate il nome e chiedetegli di venire avanti) Il Kiwanis ha stabilito che l’Immediato Past Presidente faccia parte ancora per un anno del Consiglio Direttivo. Questa è veramente una saggia decisione. La tua esperienza come dirigente del club sarà di grandissimo aiuto non soltatno al tuo successore ma anche al nuovo Consiglio Direttivo. È con piacere che ti dò il distintivo di past Presidente quale riconoscimento del tuo buon lavoro svolto durante il decorso anno sociale. Ti dò anche l’incarico di responsabilità e cioè quello di consigliare saggiamente il presidente entrante e di fare del tuo meglio come componente del Consiglio Direttivo. 3. Nuovi Consiglieri Quando dico il vostro nome, per favore venite avanti. Il Consiglio Direttivo è composto da voi, consiglieri eletti, e dagli Officer. La maggior parte del lavoro è diretta dal Consiglio Direttivo, pertanto vi state assumendo una grande responsabilità nel vostro club. Voi dovrete determinare le politiche e le attività del club, approvare il budget ed il pagamento delle fatture, consigliare i comitati, approvare e disciplinare i soci, e dirigere il club. Mi congratulo con voi e so che garantite che questo sarà l’anno migliore che il club abbia mai avuto. 4. Segretario del Club (Chiedere al nuovo segretario di venire avanti) Nel Kiwanis, il segretario del club è forse il ‘non decantato eroe’. Tu devi curare i dettagli del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo, i rapporti, la raccolta delle quote, l’archivio, la corrispondenza e le altre cose necessarie per un funzionamento scorrevole del club. Il tuo attivo interesse e coinvolgimento in tutte le questioni del club saranno vitali per il suo successo nell’anno che inizia. È con piacere che ti insedio quale segretario del club. 5. Tesoriere del Club (chiedere al Tesoriere di venire avanti) Quale tesoriere, sei stato eletto ad una carica che richiede non soltanto assoluta integrità ma anche abilità finanziaria. Il tuo compito è quello di depositare i fondi del club ed erogarli secondo le disposizioni del Consiglio Direttivo. Dovrai fare un rapporto sulle finanze del club ad ogni riunione del Consiglio ed in qualsiasi altro momento in cui il Presidente o il Consiglio te lo richiedano. Ti insedio formalmente quale Tesoriere di questo club, sapendo che sarai fedele alla fiducia che ti viene data. 6. Il Vice Presidente (Chiedere al Vice Presidente di venire avanti) Come prossimo candidato verso la Presidenza devi essere pronto a compiere i compiti di quella carica in assenza del presidente. Ti chiedo di prestare attenzione a quanto viene detto al tuo nuovo presidente come se fossero rivolto anche a te. Ti insedio formalmente quale vice presidente di questo club. (Se il club ha più di un vice presidente modificare il testo conformemente) 7. Il Presidente (Chiedere al Presidente di venire avanti) Sei stato eletto alla più alta carica che ti possa essere concessa dal tuo club. È un incarico di grande onore ma anche di grande responsabilità. Il successo del tuo club in questo nuovo anno dipende dalla tua capacità di guida del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo ed anche nei suggerimenti e ispirazioni che saprai dare ai tuoi comitati. Ti è stato fornito il materiale illustrativo del training per aiutarti a dirigere questo club come Ufficiale Capo. Sarà tuo compito dare i suggerimenti sull’intero programma del Club. I tuoi amici Officer, i Consiglieri ed i Presidenti dei Comitati contribuiranno con le loro eccellenti idee. Non assumerti le responsabilità dei tuoi Officer e dei Presidenti dei Comitati. Invitali a fare del loro meglio. Infine ti sollecito ad assumere come tuo obiettivo  il compito di migliorare il tuo club, facendo in modo che il suo operare sia più significativo per i soci e più valido nei suoi service per la comunità. Ti insedio formalmente Ufficiale Capo di questo Club e sinceramente spero che il tuo anno sociale possa andare oltre le tue aspettative.   Conclusione Mi congratulo con il Club per gli eccellenti Officer insediati ed auguro a loro ed al Club tutto l’anno di maggior successo. Vi assicuro la completa collaborazione ed assistenza della Divisione, del Distretto e degli Officer e dei Presidenti dei Comitati Internazionali.      ***** MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB LE RESPONSABILITA’ DEL PRESIDENTE DI CLUB   1. Come Presidente del tuo club sei un manager Il presidente del Club- così come tutti gli altri componenti il Consiglio direttivo - è eletto dalla Assemblea Generale dei Soci e, quale "Manager” del suo club, dovrà constantemente distinguere quali problemi affrontare personalmente e quali invece delegare al restante management anche a costo di minore tempestività e necessità di controllo. Il Presidente deve formulare progetti, intraprendere azioni e stimolare i soci a raggiungere con successo mete chiare e possibili. Pertanto dovrà studiare e mettere a punto una sua formula per la guida del Consiglio direttivo che dovrà essere una solida squadra alla quale poter delegare i vari compiti da svolgere e che nel contempo potrà essere consultata per prendere quelle decisioni che possano essere condivise da tutti i soci.   2. Persona di comunicazione a. All’interno: - Il Presidente del Club deve assicurare una dinamica atmosfera nel proprio Club attraverso un reciproco scambio di informazioni. Debbono essere particolarmente curati i rapporti sociali e le azioni da svolgere insieme fra individui che talvolta hanno opinioni differenti ma che stanno insieme nel Club per il raggiungimento di comuni obiettivi in un clima di amicizia e di entusiasmo che è, in effetti, il primo motivo per esistere come “Club Service” b. All'esterno: - Il Presidente deve far conoscere e rispettare il proprio Club nella comunità locale. - Ciò facendo egli potrà essere certo che tutti i soci comprendano e si convincano che si sta facendo ‘tutto quanto è necessario fare’.   3. Persona di marketing - Deve pertanto essere una persona di “marketing” e cioè essere costantemente informato di ciò che esiste intorno al suo Club nella società civile in modo tale che le azioni intraprese dal Kiwanis possano essere recepite. Egli deve scegliere quegli interventi e quelle azioni che trovino sicuramente la massima presa. Il Presidente deve assicurarsi che la gente abbia una esatta immagine del Kizanis - Egli deve quindi dedicarsi al Kiwanis essendo sempre disponibile - E essere pronto ad istruire i soci sulle finalità del Kiwanis.   4. La tua esperienza La carica di Presidente del Club comporta di dover dedicare parte del proprio tempo all’adempimento dei propri compiti e ciò va fatto con gioia. Nello svolgimento delle proprie azioni bisogna essere in grado di tenere a mente gli obiettivi del kiwanis, le nozioni del “service” agendo con il desiderio di fare del mondo un luogo migliore ove vivere. Per questo potrà contare sull’amicizia e la solidarietà di tutti i Kiwaniani. Alla fine dell’anno sociale il Presidente, se ha ben agito, potrà ottenere - il riconoscimento da parte di tutti i soci del Club di aver saputo portare ‘la fiaccola’ del Kiwanis. - nel modo migliore e godere di un personale arricchimento delle proprie esperienze per tutti i contatti intrapresi e per tutti gli sforzi fatti per portare avanti i ‘service’ del Kiwanis. Avendo ben operato come Presidente per tutto l’anno, dal suo ben agire avranno tratto beneficio anche la Divisione e il Distretto perchè sarà in grado, con le sue qualità, di ben inserire il Club da lui diretto nel contesto delle attività sociali del Kiwanis. E’ importante che un incarico di dirigenza come quello di Presidente di un club non venga ricoperto assegnandolo casualmente, in quanto tali funzioni comportano delle precise responsabilità per cui è necessario che la carica sia responsabilmente conferita alla persona più idonea: il Kiwanis può funzionare soltanto se tutti i Soci si assumono la propria parte di responsabilità e la scelta di un Presidente è appunto una di queste. Il Presidente deve essere una persona che abbia esperienza di vita kiwaniana... ed essere in grado, non solo di conoscere la storia del Kiwanis, ma il funzionamento della nostra organizzazione a tutti i livelli per garantire continuità al funzionamento del Club. A tal fine è necessario che il suo predecessore ed il suo successore siano da lui coinvolti in tale processo che egli stesso è chiamato a svolgere in tre anni consecutivi di presenza nel Comitato Direttivo. 1. il primo per apprendere come Presidente Eletto 2. il secondo per agire come Presidente 3. il terzo per consigliare quale Immediato Past Presidente.    LA TUA SQUADRA   Come Presidente sei responsabile del tuo Club: 1. Il Segretario -          E’ il legame fra i Soci, la struttura del Kiwanis e gli altri colleghi -          Fornisce informazioni, notizie, date di avvenimenti particolari sia ai Soci del Club che all’esterno -          E’ necessario per il buon funzionamento del tuo Club come pure per il KI. -          Fa i verbali delle riunioni del Club, del Comitato Direttivo e degli altri incontri -          Comunica agli Officer, secondo la competenza, ai comitati o ai soci tutta la corrispondenza ricevuta dal Kiwanis International o dal Distretto -          Molto coscienziosamente scelto da te. Assicurati che egli svolga tutti i suoi compiti regolarmente e cioè -          che gli inviti vengano spediti in tempo -          che il bollettino del Club sia stampato e spedito con regolarità -          che vengano comunicati al distretto i nominativi dei nuovi soci ed i cambiamenti di indirizzo -          che mensilmente venga compilato ed inviato al Luogotenente Governatore ed al Segretario del Distretto il rapporto mensile -          che i risultati delle elezioni degli ufficiali siano forniti al Distretto   2. Il Tesoriere -          E’ il contabile del Club. Senza fondi il Kiwanis non può operare -          Il Club deve avere una gestione dei conti impeccabile. -          Il Tesoriere deve controllare che i pagamenti delle quote sociali e delle altre entrate siano registrate e trasferite sui giusti conti. E’ anche importante che il presidente del Club approvi per ogni sepsa da compiere -          Egli deve versare regolarmente nei tempi dovuti le quote al K.I., al Distretto e alla Divisione. Tu sei il solo responsabile delle finanze del Club come struttura associativa e occorre che tu valuti se è consigliabile conferite al Tesoriere una delega sul conto bancario.   3. Il Vice Presidente Che deve assistere il presidente in tutti i suoi compiti ed essere in grado, in caso di sua assenza, di sostituirlo.   4. Il Presidente Eletto Che dovrà essere il prossimo ‘Leader’ del Club -          In grado di costruire una squadra per l’anno successivo -          Egli è la persona chiave per il futuro buon funzionamento del Club -          Egli deve partecipare a tutte le riunioni del Comitato Direttivo -          Per acquisire l’esperienza necessaria allo svolgimento dei suoi doveri ed adempiere a tutti quegli incarichi che possono essergli assegnati dal Presidente o dal Comitato in funzione della sua carica -          Lavorando accanto al Presidente egli acquisirà una esatta visuale dei suoi doveri per il Prossimo anno -          Egli dovrà partecipare ai training della Divisione e alle riunioni del Consiglio di Divisione quale invitato e alle Convention Distrettuali e Internazionali al fine di essere pronto ad assumere il ruolo di Leadership -          Egli dovrà essere confermato nella sua carica durante la seconda Assemblea annuale e di tale conferma dovrà essere data comunicazione al Luogotenente Governatore ed al Distretto nelle forme appropriate.   5. L’Immediato Past Presidente Che non è stato scelto dal Presidente ma che ricopriva questo ruolo prima di lui -          Con il quale è necessario stabilire una continuità di azione affinché egli rimanga attivo nella vita del Club. -          Occorre assicurarsi che egli continui a collaborare ai progetti che sono stati iniziati e abbia un punto di contatto con il Presidente Eletto per portare innanzi i nuovi progetti che verranno posti in essere. -          Durante ogni anno Kiwanis, il Presidente nomina dei Presidenti di Comitato, seguendo le azioni definite dal Club. Ogni Presidente di Comitato sceglie un gruppo di Soci a relaziona regolarmente, nel corso di una riunione ordinaria, il Presidente, il Comitato Direttivo e il Club sulle attività e sui risultati conseguiti dal suo gruppo di lavoro. È consigliabile insediare tali Comitati all’inizio dell’anno Kiwanis, in ottobre, per dare loro la possibilità di realizzare i loro progetti al più presto, tenendo presente il periodo di vacanza in luglio e in agosto.   6. I Consiglieri (Trustee) che rappresentano nel Comitato Direttivo del Club le ulteriori persone su cui contare per svolgere i programmi stabiliti ed alle quali è possibile delegare specifiche funzioni mantenendo però un adeguato controllo sullo svolgimento dei compiti loro assegnati.   7. Tu e il tuo Club Per essere in grado di motivare il tuo Club, è necessario che tu: -          Frequenti le due riunioni di formazione che la tua Divisione organizza per gli Officer Eletti dei Club; -          Informi, guidi e abbia un controllo sugli Officer designati nello stesso modo in cui un Direttore aziendale guiderebbe il suo staff; -          Svolga un controllo continuo per evitare il crearsi di problemi nelle riunioni del tuo Club; -          Tratti questi problemi durante la riunione del Comitato Direttivo; -          Tratti specifiche questioni durante un incontro ordinario (per esempio le quote); -          Tratti solo le questioni specifiche durante un’Assemblea Straordinaria (come per esempio il cambiamento dei regolamenti o del posto di riunione); -          Mantenga stretti contatti con il proprio Luogotenente Governatore; -          Fornisca tempestivamente al Distretto i nominativi dei Soci per l’inserimento nell’annuario.   Per mantenere un buon rapporto con gli altri Club della tua divisione, designa alcuni Soci del tuo Club rendendoli responsabili di avere contatti regolari con uno specifico Club della tua Divisione. Dal Loro rapporto, avrai una visione panoramica di quanto avviene negli altri Club.   8. Non dimenticare Il Presidente non deve mai dimenticare: -          di indossare il collare durante le riunioni del Club; -          che lo stendardo del Club sia esposto durante ogni riunione e sia ben visibile affiancato dalla bandiera nazionale e da quella europea e, facoltativamente, da quella del Kiwanis e da quella americana; -          di rispettare la cerimonia tradizionale di apertura e chiusura dei lavori suonando la campana, introducendo gli ospiti, suonando gli inni nazionale ed europeo e, facoltativamente, quello americano e seguendo le altre norme del protocollo quali la lettura delle sei finalità kiwaniane specie se in presenza di ospiti -          di controllare che tutti i Soci indossino il distintivo del Kiwanis.   FAI DEL TUO CLUB UN  CLUB VIVIBILE   Strumenti per guidarti durante il tuo anno di presidente.   1. Riunione di Club   Una Riunione è ben condotta: -          quando l’orario stabilito è rispettato (devi essere il primo presente); -          quando il protocollo è rispettato (campana, gagliardetto, introduzione degli ospiti.....); -          quando il Presidente guida la sua riunione con dignità e precisione; -          quando è ben organizzata dal Presidente; -          quando c’è una varietà di argomenti da discutere e/o da decidere; -          quando è vivacizzata da eventi privati (compleanno,.....); -          quando gli ospiti, gli oratori e i visitatori sono ben accolti; -          quando finisce all’orario stabilito; -          quando riflette l’amicizia e la tolleranza per le quali il Kiwanis esiste.   ORDINE DEL GIORNO delle riunioni del Comitato Direttivo e del Club -          lettura e approvazione del verbale della seduta precedente; -          rapporto finanziario; -          rapporto mensile del Club; -          rapporto dei Comitati; -          programma relativo ad avvenimenti sociali e culturali;   2. Finanza   é importante controllare la corretta separazione tra i fondi che vanno sui differenti conti (amministrazione ordinaria e Service). Chiedi al tuo Tesoriere di darti regolarmente informazioni: la situazione dei libri contabili, il conto della banca e l’uso dei fondi   3. Pagamenti dovuti   Al Kiwanis International (una volta l’anno), sulla base della consistenza numerica del Club al 30 settembre di ogni anno. Al Kiwanis International Federazione Europea (una volta l’anno), sulla base della consistenza numerica del Club al 30 settembre di ogni anno. Al Distretto: quote distrettuali (una volta l’anno).     4. Reclutamento soci   Esponi al Comitato Sviluppo l’obiettivo di crescita permanente, tenendo in mente il fattore chiave del buon funzionamento di un Club e la ricerca di persone di qualità.   TU DEVI: -          assicurare la crescita di Soci nel tuo Club; -          addestrare i Soci che entrano; -          dare il benvenuto ufficialmente ai nuovi Soci nel corso di una semplice cerimonia; -          assicurarti che ogni nuovo Socio sia responsabile per un compito specifico; -          fare del tuo meglio affinché i Soci specialmente i nuovi siano orgogliosi di essere kiwaniani; -          insistere su una presenza regolare alle riunioni del Club.     5. Progetti di Service   Perchè un progetto di service abbia successo, è necessario: -          fare un elenco delle necessità -          definire i mezzi e le possibilità per soddisfarle -          stabilire un budget -          misurare i risultati -          far conoscere l’effetto.   6. Comitati   Dovresti organizzare alcuni comitati di lavoro. Ad ogni Presidente di COmitato occorre dare uno specifico progetto sotto la tua supervisione. Il Presidente ti farà un rapporto sull’attività del suo comitato nel corso delle riunioni del Comitato Direttivo.   I Comitati possono essere: -          per la vita del Club: Comitato Sviluppo Soci e Addestramento; -          per le azioni sociali: Comitato sociale; -          per la finanza: Comitato Finanza e Tesoro; -          per le relazioni pubbliche; -          per il Kiwajunior; -          per l'espansione; Può anche essere designato un Comitato per uno specifico avvenimento anche se trattasi di avvenimento unico.   7. Il tuo successore   Il tuo successore è eletto fra i Soci più motivati e disponibili del tuo Club. Egli/ella dovrebbe essere eletto/a al più presto possibile affinché possa essere associato/a alle attività che tu organizzi in modo da assicurare la continuità nella direzione del tuo Club. Il Presidente Eletto dovrebbe essere eletto come minimo con un anno di anticipo.     AMICIZIA - RELAZIONI PUBBLICHE   1. Costruzione di un nuovo Club e Club sponsorizzati   Dobbiamo pensare a costruire nuovi Club Kiwanis. Nelle tue vicinanze dovrebbe esserci un gruppo di persone in grado di costruire un nuovo Club. Puoi sempre consultare il fascicolo per la costruzione dei Club che è a tua disposizione presso il Luogotenente Governatore che ti assisterà in questa operazione.   2. Processo per la costruzione di nuovi Club   Occorrono due fasi per costruire un nuovo Club:   a. Certificato di Organizzazione: 20 Soci Questo è il passo più importante nella costruzione di un Club quando diventa un Membro della famiglia Kiwanis. Esso ha ora una struttura, può svolgere azioni sociali, i suoi Soci indossano un distintivo K e i suoi Officer un collare. Il Club ha sei mesi per raggiungere questo stadio. Il suo Certificato di Organizzazione viene consegnato dal Lgt. Governatore, in presenza del Club padrino ed amici, nel corso di una cerimonia ufficiale. b. Emissione della Charter: Non appena il Kiwanis International ha il Certificato di Organizzazione, viene emessa la Charter. La Charter viene quindi inviata dal KI al Governatore il quale personalmente la consegna al Club.   3. Amicizia fra i soci È necessario organizzare serate con la partecipazione di coniugi, picnic, gite, viaggi, avvenimenti sportivi, riunioni inter-club.... Assicurati che ci sia tolleranza verso la persona alla quale hai affidato un compito specifico o verso la persona che ti succederà. La regola della tolleranza contribuirà a mantenere una piacevole atmosfera nel club.   Devi formare un Comitato Arbitrale nel caso sorgano dei conflitti (p.es. Il Comitato dei Past Presidenti). Tale Comitato dovrebbe essere eletto per un periodo da 2 a 3 anni.     4. Relazioni pubbliche Assicurati che ogni socio sia orgoglioso di indossare il distintivo K, tu devi promuovere l’immagine del Kiwanis, metti una targa con il nome nel luogo di riunione del club.      TU E LA DIVISIONE,  TU E IL DISTRETTO   1. Tu e la Divisione   La Divisione e condotta dal Luogotenente Governatore, che è un Past Presidente. Il Lgt. Governatore è un membro del Consiglio Direttivo e rappresenta il Governatore nella sua Divisione. Devi dare il benvenuto al tuo Lgt. Governatore e trattarlo come ospite del tuo club. Egli controllerà la tua amministrazione, i tuoi conti ed avrà la supervisione sull’andamento delle vostre iniziative sociali. Durante le sue visite, non dovrebbero esserci né visitatori né oratori. Due volte l’anno il Lgt. Governatore deve riunire gli Officer dei Club della sua Divisione (Presidente, Segretario, Tesoriere, Eletti e Past). Devi partecipare a questa riunione. Se il tuo Club è scelto come club ospitante per quella riunione, devi essere d’accordo (è un onore essere scelti) e tu sarai l’ospite. È importante che queste riunioni abbiano successo e che gli Officer degli altri club siano accolti con calore. Tu sarai il collegamento tra il club ed il Lgt. Governatore e lo informerai dei piccoli problemi che dovessero verificarsi.   2. Tu e il Distretto   Il Segretario deve inviare il Bollettino del Club al Lgt. Governatore ed al Governatore, un rapporto mensile al Segretario del Distretto ed al Lgt. Governatore non più tardi di 8 giorni.   Il Tesoriere deve pagare le quote: -          al Kiwanis International: una volta l’anno, sulla base della consistenza numerica del club al 30 settembre di ogni anno. -          al Kiwanis International European Federation: una volta l’anno, sulla base della consistenza numerica del club al 30 settembre di ogni anno -          al Distretto: quote del distretto una volta l’anno -          alla Divisione: un contributo fisso, come stabilito durante la riunione di divisione per coprire le spese del Comitato di Divisione (Lgt. Governatore, Segretario,....)   Il club deve essere rappresentato alla Convention di Distretto da tre delegati votanti. Il Club deve essere ‘in good standing’ con il pagamento delle quote al KIEF ed al Distretto per mettere in condizione i suoi delegati di votare all’Assemblea Generale e per sottoporre una proposta di emendamento al Regolamento. Il Club può presentare la candidatura per la carica di Lgt. Governatore o Governatore.     INSEDIAMENTO DEGLI OFFICER DEL CLUB   Schema di base per la cerimonia di insediamento   1. Indicazione nominativa dei Consiglieri e Officer uscenti Prima di insediare i nuovi Officer e Consiglieri, coloro che sono stati in carica nell’anno decorso devono essere indicati nominativamente. Quando io dico il vostro nome per favore alzatevi in piedi e rimanete così  fino a quando tutti i vostri nomi saranno stati chiamati. (Citate i nomi e le cariche ricoperte. Ringraziateli poi collettivamente e chiedete loro di fare un passo avanti).   2. Indicazione nominativa dell’Immediato Past Presidente (Pronunciate il nome e chiedetegli di venire avanti) Il Kiwanis ha stabilito che l’Immediato Past Presidente faccia parte ancora per un anno del Consiglio Direttivo. Questa è veramente una saggia decisione. La tua esperienza come dirigente del club sarà di grandissimo aiuto non soltanto al tuo successore ma anche al nuovo Consiglio Direttivo. È con piacere che ti do il distintivo di past Presidente quale riconoscimento del tuo buon lavoro svolto durante il decorso anno sociale. Ti do anche l’incarico di responsabilità e cioè quello di consigliare saggiamente il presidente entrante e di fare del tuo meglio come componente del Consiglio Direttivo.   3. Nuovi Consiglieri Quando dico il vostro nome, per favore venite avanti. Il Consiglio Direttivo è composto da voi, consiglieri eletti, e dagli Officer. La maggior parte del lavoro è diretta dal Consiglio Direttivo, pertanto vi state assumendo una grande responsabilità nel vostro club. Voi dovrete determinare le politiche e le attività del club, approvare il budget ed il pagamento delle fatture, consigliare i comitati, approvare e disciplinare e soci, e dirigere il club. Mi congratulo con voi e so che garantite che questo sarà l’anno migliore che il club abbia mai avuto.   4. Segretario del Club (Chiedere al nuovo segretario di venire avanti) Nel Kiwanis, il segretario del club è forse il ‘non decantato eroe’. Tu devi curare i dettagli del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo, i rapporti, la raccolta delle quote, l’archivio, la corrispondenza e le altre cose necessarie per un funzionamento scorrevole del club. Il tuo attivo interesse e coinvolgimento in tutte le questioni del club saranno vitali per il suo successo nell’anno che inizia. È con piacere che ti insedio quale segretario del club.   5. Tesoriere del Club (Chiedere al Tesoriere di venire avanti) Quale tesoriere, sei stato eletto ad una carica che richiede non soltanto assoluta integrità ma anche abilità finanziaria. Il tuo compito è quello di depositare i fondi  del club ed erogarli secondo le disposizioni del Consiglio Direttivo. Dovrai fare un rapporto sulle finanze del club ad ogni riunione del Consiglio ed in qualsiasi altro momento in cui il Presidente o il Consiglio te lo richiedano. Ti insedio formalmente quale Tesoriere di questo club, sapendo che sarai fedele alla fiducia che ti viene data.   6. Il Vice Presidente (Chiedere al Vice Presidente di venire avanti) Come prossimo candidato verso la Presidenza devi essere pronto a compiere i compiti di quella carica in assenza del presidente. Ti chiedo di prestare attenzione a quanto viene detto al tuo nuovo presidente come se fossero rivolto anche a te. Ti insedio formalmente quale vice presidente di questo club.   (Se il club ha più di un vice presidente modificare il testo conformemente)   7. Il Presidente (Chiedere al Presidente di venire avanti) Sei stato eletto alla più alta carica che ti possa essere concessa dal tuo club. È un incarico di grande onore ma anche di grande responsabilità. Il successo del tuo club in questo nuovo anno dipende dalla tua capacità di guida del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo ed anche nei suggerimenti e ispirazioni che saprai dare ai tuoi comitati. Ti è stato fornito il materiale illustrativo del training per aiutarti a dirigere questo club come Ufficiale Capo. Sarà tuo compito dare i suggerimenti sull’intero programma del Club. I Tuoi amici Officer, i Consiglieri ed i Presidenti dei Comitati contribuiranno con le loro eccellenti idee. Non assumerti le responsabilità dei tuoi Officer e dei Presidenti  dei Comitati. Invitali a fare del loro meglio. Infine ti sollecito ad assumere come tuo obiettivo il compito di migliorare il tuo club, facendo in modo che il suo operare sia più significativo per i soci e più valido nei suoi service per la comunità. Ti insedio formalmente ufficiale Capo di questo Club e sinceramente spero che il tuo anno sociale possa andare oltre le tue aspettative.   Conclusione Mi congratulo con il Club per gli eccellenti Officer insediati ed auguro a loro ed al Club tutto l’anno di maggior successo. Vi assicuro la completa collaborazione ed assistenza della Divisione, del Distretto e degli Officer e dei Presidenti dei Comitati Internazionali.   ***** MANUALE DEL SEGRETARIO DI CLUB LA RESPONSABILITA' DEL SEGRETARIO DI CLUB   La tua responsabilità è determinante. Tu sei colui il quale , attraverso i documenti scritti, mantiene vivo lo spirito del Club e lo fa brillare all’esterno. Un Segretario di Club non competente può comportare conseguenze disastrose al proprio futuro in seno al Club , nonostante la buona volontà del Presidente del Club. Questo è perchè anche se a volte non è compensato, il tuo compito è fondamentale. Esso richiede molto rigore e comporta molti contatti umani. Senza dubbio alla fine del tuo incarico tu considererai il tuo lavoro come un’esperienza positiva. Un buon Segretario è persona che deve mantenere i contatti e che è a suo agio sia al telefono che con le comunicazioni scritte. Egli è persona di iniziativa ed è anche il più prezioso collaboratore del Presidente.   1. Responsabilità -          Il Segretario è il collegamento fra i Soci e la struttura del Kiwanis. -          Egli fornisce informazioni, notizie, dati di avvenImenti speciali ai Soci del Club -          Egli è necessario per il buon funzionamento del Club come pure del Kiwanis International -          Egli redige i verbali delle riunioni Club, del Comitato Direttivo e degli altri Comitati. -          Egli sottopone ai relativi Officer, Comitati o Soci  tutta la corrispondenza ricevuta dal Kiwanis International o dal Distretto. -          Egli adempie regolarmente i suoi compiti, e si assicura che: -          gli inviti siano inviati in tempo; -          il Bollettino del Club (Kiwanigramma) sia stampato e mandato appena possibile; -          i moduli di Nuovo Membro/Cambiamenti di indirizzo siano inviati al Distretto-i rapporti mensili siano inviati al Luogotenente Governatore e al Segretario del Distretto; -          i risultati delle elezioni degli Officer del Club siano trasmessi al Distretto; -          Il Tesoriere paghi le quote al Kiwanis International, alla Federazione Europea, al Distretto e alla Divisione.   2. Riunioni del Club Durante le riunioni del Club, il Segretario -          presenta gli ospiti -          legge la posta -          legge le comunicazioni (compleanni dei Soci e avvenimenti vari) -          registra le presenze -          prende nota per la successiva edizione del Bollettino del club (Kiwanigramma)     3. Bollettino del Club (Kiwanigramma) Il Bollettino del Club può essere considerato il verbale della precedente riunione. Esso fornisce informazioni e come tale è il collegamento per coloro che non erano presenti alla riunione, per gli altri Club del Distretto che hanno particolare rapporti con il tuo Club, per le Autorità Kiwanis, ecc. Spediscilo a tutti i Soci del Club e al Luogotenente Governatore.   Nota: I Soci del Club dovrebbero  riceverlo non più tardi di una settimana dopo la riunione. Non distribuirlo nel corso della successiva riunione perchè ciò lo renderà privo di interesse.     4. Quote e Rapporti   a. Pagamento delle quote Una volta all’anno al Kiwanis International,sulla base del numero dei Soci del Club al 30 settembre di ogni anno. Al distretto una volta all’anno.   Nota: Un Socio Senior deve pagare le quote di membro al Kiwanis International, alla Federazione Europea, al Distretto e al Club. Il Socio a Vita non paga quote al Kiwanis International.   b. Rapporti Il modulo di Nuovo Membro (NMF) è usato per ogni nuovo Socio, e va inviato al Segretario del Distretto e al Luogotenente Governatore. Il modulo di Cambiamento (MRF) va usato per ogni cambiamento di indirizzo, numero di telefono, ecc. ( per l’Annuario) e per ogni dimissione. La copia va inviata al Segretario del Distretto.     5. Alla fine del mandato   -          partecipa alla seconda riunione di Divisione con il Presidente; -          addestra il successivo Segretario ed effettua le consegne; -          ordina la barretta incisa da mettere sul collare con la medaglia; -          classifica i documenti dell’anno in un raccoglitore.     ***** MANUALE  DEL TESORIERE DI CLUB LA RESPONSABILITA' DEL  TESORIERE  DI CLUB   1. Principali responsabilità -          Il Tesoriere è il cassiere del Club. Senza fondi il Kiwanis non può operare. Il Club deve tenere una contabilità impeccabile -          Egli tiene i registri dei conti evidenziando tutte le operazioni finanziarie pronto per un’ispezione in ogni momento. -          Paga le fatture che sono state approvate dal Consiglio Direttivo e secondo quanto richiesto dal Segretario -          Incassa le quote dei soci e le deposita -          Confronta i rendiconti bancari con le risultanze di cassa -          Deposita i pagamenti delle quote ed altre entrate nel relativo conto -          Egli paga regolarmente le quote per il KI, KIEF, Distretto e Divisione -          Redige una relazione per la riunione annuale del Club.   2. Finanze del Club Entrate del Club Ogni Socio Kiwanis è tenuto al pagamento di una quota come fissato dal Club.   Spese del Club Dovute per: -          Kiwanis International una volta l’anno sulla base del numero dei Soci al 30 settembre di ogni anno; -          Distretto quote Distretto una volta l’anno ; -          Divisione un ammontare stabilito.   3.I conti del Club Ogni Club deve avere due conti: -          un conto amministrativo (per tutte le spese amministrative del Club. Le entrate derivano principalmente dalla quota annuale del Club, dai pasti delle riunioni e dalle tasse di ingresso dei nuovi Soci) -          un conto di servizio (per il programma di Service del Club. Principalmente l’entrata per questo conto deriva dai fondi raccolti per i progetti in cui partecipa il pubblico).   Nota: Un Club è considerato non in regola con i suoi obblighi finanziari se le sue quote per KI, KIEF o Distretto non vengono pagate entro 60 giorni dall’emissione della fattura. Un Club che è ‘considerato non in regola con i suoi obblighi finanziari’ non ha diritto ad essere rappresentato da Delegati a qualsiasi Convention di Distretto, Federazione o Internazionale. Un Club è considerato in ‘stato di servizio sospeso’ se le sue quote per il KI, KIEF o Distretto non sono state pagate entro 150 giorni dall’emissione della fattura, il che significa che il Club non riceverà più alcun servizio dal Kiwanis International, dalla Federazione Europea o dal Distretto.