Efficacia comunicativa del “
Relatore “
I processi di comunicazione hanno
come finalità prevalente la trasmissione di
informazioni da un relatore ed i suoi
ascoltatori.
Per questo è importante una seria
precisazione tra il ruolo del relatore e
quello dei suoi ascoltatori.
Pertanto il relatore deve
gestire un clima comunicativo abbastanza freddo
perchè i suoi interlocutori sono poco interattivi e
non mandano quel feed back che gli consente di
tarare e rendere efficace la comunicazione.
La forte influenza del relatore
induce ad evitare l'improvvisazione degli
argomenti e di definire il progetto comunicativo che
individui non solo il cosa dire, ma anche
il come dirlo.
Sono due le attività da compiere nel
progettare una relazione:
- la definizione del percorso logico
degli argomenti
- la gestione efficace del rapporto
relatore-ascoltatore.
Progettare l’attività di relazione.
Il compito del relatore è
quello, quindi, di coniugare i propri schemi
cognitivi e le proprie cognizioni specifiche, con la
distanza esistente dai contenuti e dalle aspettative
di chi ascolta.
Ferme restando, comunque, le
differenti esigenze comunicative tra relatore
ed ascoltatore è possibile ipotizzare alcuni
passaggi utili in fase di progettazione:
-
Stabilire l'oggetto
della relazione e del suo scopo.
-
Costruire una scaletta
sintetica in termini di messaggi chiave da
veicolare.
-
Definire il taglio
prevalente della relazione.
-
Strutturare i
collegamenti tra gli argomenti proposti ed eventuali
altri relatori.
Rapporto relatore/ascoltatore.
Il rapporto relatore-ascoltatore
è dominato da due aspetti predominanti:
1° - La capacità da parte di chi
parla di mantenere alta l'attenzione di chi ascolta.
Chi ascolta si concentra in modo particolare sulla
figura del relatore al quale chiede, implicitamente,
di far emergere motivi validi per investire la
propria attenzione. Ciò che l'ascoltatore attende
sono messaggi dai canali non verbali che fanno
riferimento ad atteggiamenti o percezioni che
influenzano molto l'attenzione (padronanza dei
contenuti, sicurezza di esposizione, volontà di
farsi capire, sintonia con il clima della
riunione). In definitiva durante tutto l'atto
comunicativo, chi ascolta si concentra sui contenuti
solo se percepisce positivamente il momento
relazionale. Il relatore quindi deve
considerare che l'efficacia comunicativa non si
persegue solo presentando ordinatamente dei
contenuti, ma principalmente generando un clima
adatto a favorire l'ascolto.
2° - Differenza tra i tempi di
esposizione ed i tempi di ascolto. Il
relatore mantiene un ritmo di esposizione
essenziale e stringato; chi ascolta, invece, deve
collocare le informazioni ricevute entro i propri
schemi cognitivi ed attribuire loro un significato
comprensibile ed accettabile. Compito del
relatore è quello di ridurre con vari
accorgimenti la forbice che separa le due diverse
esigenze (esposizione-ascolto) sapendo di non poter
intervenire sul tempo dell'esposizione
rallentandolo, pena la perdita di disponibilità di
ascolto dei partecipanti.
Strumenti per favorire l’ascolto.
La gestione efficace del rapporto con
i discenti richiede di prevedere in sede di
progettazione una serie di strumenti idonei a
favorire l'attività di ascolto.
Per questo si tende a considerare le
modalità e le forme più consolidate di chi parla, e
si tralasciano quelle per favorire il compito di
ascolto.
A partire da questa considerazione si
possono individuare alcuni suggerimenti in ordine
alla progettazione della gestione del rapporto
relatore-ascoltatore.
Ecco alcuni suggerimenti:
-
Consentire a chi ascolta di farsi un'idea sul
percorso formativo. A
tale scopo è sufficiente, all'inizio o alla fine
della relazione, richiamare i punti essenziali
del discorso. Nel caso di comunicazioni lunghe
svolte in ambito formativo, si può fornire una
scaletta dettagliata scritta.
-
Usare
vocaboli alla portata degli uditori.
L'uso di codici poco conosciuti amplia la
forbice tra esposizione ed ascolto, mentre i
vocaboli conosciuti facilitano la comprensione
dei contenuti esposti.
-
Riprendere, durante l'esposizione, i principali
concetti chiave della relazione.
Un messaggio chiave, opportunamente sottolineato
da pause o cambi di ritmo e tono
dell'esposizione, si presta ad ulteriori
spiegazioni, esempi, analogie od altro.
-
Utilizzare messaggi grafici permanenti.
Se opportunamente strutturati, consentono di
spiegare, attraverso l'immagine, i contenuti
introdotti verbalmente.
-
Usare
ampiamente il canale non verbale.
Tono di voce, posture, gesti, espressioni
facciali sono molto utili per orientare
l'attenzione su messaggi chiave e
particolarmente rilevanti.
-
Usare
esempi vicini alla realtà ed alle esperienze
degli ascoltatori. Le
analogie con esperienze personali alleggeriscono
l'ascolto e rendono comprensibili i contenuti
teorici.
-
Usare
forme linguistiche metaforiche.
Metafore, analogie, immagini, aforismi, giochi
di parole hanno un potere evocativo
particolarmente efficace per l'acquisizione di
concetti, in certi casi, anche complessi.
Partendo da queste considerazioni è
possibile individuare modalità di comunicazione che
lancino stimoli in più direzioni, stimolando la
motivazione all’ascolto.
In pratica bisogna considerare che,
sia all’inizio dell’atto comunicativo che durante il
suo svolgimento, chi ascolta si concentra sui
contenuti solo se percepisce positivamente il
messaggio inviato. In caso contrario, come capita in
tutti i processi comunicativi, i disturbi in campo
relazionale distolgono l’attenzione dai contenuti.
Beppe Lucchin – KC
Bergamo Orobico
